club2Vereniging, Stichting, Bedrijf, Organisatie

JSW CRM 4 is een kosteneffectieve en krachtige oplossing om documenten, contactgegevens, foto's en overige informatie op een eenvoudige manier te beheren met meerdere gebruikers. direct in webomgeving.

Zorg voor een goed archief en informatie opslag
Het probleem bij verenigingen en organisaties is vaak dat de bezetting van bestuur, overlegorganen en commissies vaak wisselt.
Hierdoor is opslaan en archiveren van de informatie die van belang is en die belangrijk is om bewaard te blijven een uitdaging.

Met JSW CRM 4 kan informatie over de organisatie eenvoudig worden gevonden en beheerd op 1 centrale plek, kan worden benut voor gebruik en gedeeld met de actieve leden en bestuur.

Wanneer deze informatie publiek op de website moet worden gedeeld met de bezoeker is dat met een paar klikken geregeld.

JSW CRM 4 kan zo worden ingericht dat leden van een groep alleen die informatie zien die voor hun noodzakelijk is en van belang.
Dit levert een eenvoudiger omgeving op voor de gebruiker, omdat hij of zij niet wordt "overvoerd" met informatie.

 

 

Hoe wordt een item toegevoegd en weergegeven in JSW CRM 4?
In JSW CRM 4 heeft ieder toegevoegd bestand/item een informatielaag. Het bestand dat wordt ge-upload naar JSW CRM wordt opgeslagen in een gestructureerde mappenstructuur op de server.
Er kunnen in 1 keer op een snelle manier meerdere bestanden worden toegevoegd aan JSW CRM.
Handig bij het maken van een fotomap of toevoegen van een bestaand archief  aan JSW CRM.

Voor de gebruiker maakt JSW CRM 4 een "informatielaag" aan waar voor de gebruiker allerlei informatie aan een document/item wordt toegevoegd:

  • Wie heeft het bestand toegevoegd / eigenaar van het document/item
    Eigendom in het systeem van een document/item kan worden gewijzigd naar een andere gebruiker
  • De titel/beschrijving van het document/item
  • In welke map staat het document/item opgeslagen
    Het document/item kan worden "verhuisd" naar een andere map als dat noodzakelijk is
  • Wanneer is het toegevoegd (datum)
  • Wie het bestand mag raadplegen/downloaden (rechten van het item)
  • Wanneer en hoe vaak is het document/item bekeken
  • Hoe groot is het bestand en wat is de naam/locatie van het bestand
  • Locatie indien deze aan het document/item is toegevoegd. Is meestal het geval bij relatie en contactgegevens
  • Documenten/items kunnen worden voorzien van Tags(labels), waarmee deze aan een bepaald onderwerp worden gekoppeld en hiermee ook weer kunnen worden weergegeven als verzameling documenten/items 

Relatie en contactgegevens
Naast bestanden kan JSW CRM 4 ook contactgegevens beheren en kaartlocaties. Deze worden direct in de database weggeschreven.
Kaartlocaties kunnen worden benut om een kaartmodule aan te maken die de locatie van een set data weergeeft. 

Archief functie
Als voorbeeld: agenda's, onderliggende info en verslagen van vergaderingen kunnen direct via JSW CRM 4 online beschikbaar worden gemaakt zonder dat deze hoeft te worden 'rondgemaild'. Tevens is deze agenda hiermee meteen in het archief aanwezig.

Nieuw lid
Als een nieuw lid toegang dient te krijgen tot JSW CRM 4, is het enige dat hiervoor moet worden gedaan het aanmaken van een gebruikersaccount voor dit lid en deze toevoegen aan de gebruikersgroep van de commissie of het bestuur waar hij of zij deel van gaat uitmaken. 
De gebruiker wordt eigenlijk toegevoegd aan de informatie die nodig is voor zijn functie.

Hierdoor is JSW CRM 4 simpel up-to-date te houden en aan te passen.

Welke informatie kan JSW CRM 4 beheren?
In principe alle soorten bestanden die gebruikt worden in een informatieomgeving van een organisatie.
De meest gangbare bestanden ( zoals pdf, docx, excel, presentaties,video, google en microsoft cloud documenten en formaten, foto's en afbeeldingen) kunnen worden beheerd.

Daarnaast kan JSW CRM 4 locatie informatie en relatie-contact gegevens beheren. 

Flexibiliteit
JSW CRM 4 is een flexibele oplossing die overal kan worden ingezet en ingesteld aan de hand van de wensen en eisen van de organisatie

Grote bestanden
Grote bestanden opslaan in JSW CRM 4 is geen probleem, bijvoorbeeld videobestanden en presentaties.
Er kan wel een limiet worden ingesteld voor de standaard maximale grootte van bestanden in JSW CRM 4 als dat nodig is.
Wanneer een organisatie behoefte heeft om speciale bestanden te beheren in JSW CRM 4 dan kan deze extensie worden toegevoegd aan het systeem, zodat ook hiermee kan worden gewerkt.

Uitbreidingen
Wanneer een JSW CRM 4 moet worden uitgebreid met extra functies, is dat geen probleem. Doordat het CRM systeem in een open-source cms systeem wordt geinstalleerd als component en deze ook de rechten van de gebruikers beheerd, kunnen zaken als bijvoorbeeld een mailsysteem, facturatie, online vergaderen, webshop, evenementenagenda en ticket verkoop systeem worden toegevoegd.

Hiervoor is een scala aan oplossingen voorhanden, om het CRM helemaal aan uw wensen te laten voldoen.